Порядок подготовки к передаче и передача документов на государственное хранение в Национальный архив Республики Беларусь
Передача и прием документов на государственное хранение осуществляется в соответствии с Законом о Национальном архивном фонде (от 6 января 1999 года № 236-3), Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (Минск, 1997), Правилами работы в государственных архивах Республики Беларусь (Минск, 2006).
Подготовительной работой для передачи дел на государственное хранение является обязательная проверка наличия дел в ведомственном архиве.
Проверка наличия и состояния дел включает в себя:
- установление фактического наличия дел, числящихся по описям
- выявление дел, требующих улучшения физического состояния
- правильность нумерации дел в описях
- соответствие нумерации дел итоговым записям и учетным документам
- сверка шифров, заголовков, крайних дат и количества листов в делах и описях.
При выявлении расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием дел, организацией принимаются меры по их розыску:
- изучение учетных документов (описи, книги учета выдачи дел)
- просмотр актов о выделении дел к уничтожению, проверки наличия и состояния дел
- розыск дел в архивном помещении, в структурных подразделениях.
Итоги розыска оформляются справкой о проведении розыска, в которой указываются причины отсутствия документов, и актом о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. Данные документы представляются на согласование экспертной комиссии организации и экспертно-методической комиссии Национального архива Республики Беларусь (далее – архив).
Во всех экземплярах описи в графе «Примечание» делается запись «На госхранение не поступило. См. акт от_____№____). Это же отражается и в итоговой записи в описи.
Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.
При обнаружении не отмеченных в итоговой записи описи литерных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется.
После окончания проверки наличия и состояния дел в описи делается запись «Проверено» и указывается дата проверки. Запись заверяется заведующим архивом или лицом, ответственным за ведение учетных документов в архиве организации.
В государственный архив вместе с делами передается научно-справочный аппарат – описи дел (3 экземпляра) и один дополнительный экземпляр историко-архивной справки (исторической справки) для включения ее в дело фонда. Опись должна иметь следующую структуру:
1. Титульный лист
2. Оглавление
3. Историко-архивная (историческая) справка
4. Предисловие к описи
5. Список сокращенных слов (при необходимости)
6. Указатель (при необходимости)
При выявлении дел, требующих улучшения физического состояния (подшивка, переплет, мелкий ремонт дел, оформление обложек), все виды работ по ликвидации дефектов проводит организация, сдающая документы, или государственный архив на платной основе (п. 70 глава 14 Правил работы в государственных архивах Республики Беларусь).
Все работы, связанные с отбором, подготовкой, передачей документов постоянного хранения, в том числе и транспортировка, на государственное хранение в архив, выполняются за счет средств организации - источника комплектования (п. 15.2.2 глава 15 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь; п. 126 глава 29 Правил работы в государственных архивах Республики Беларусь).
Переплетные работы осуществляет архив на платной основе в соответствии с действующим в архиве Прейскурантом цен № 9 на платные работы и услуги.
Оформление обложек на переплетенные дела могут быть выполнены самостоятельно организацией, а также архив на платной основе.
Дезинфекционную обработку документов осуществляет Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (ул. Козлова, 26, г. Минск. Тел. 294 43 85).
Для картонирования дел, подготовленных для передачи на государственное хранение, организация предоставляет архивные коробки.
Размер коробок: длина – 39 см, ширина – 29 см, высота – 19 см.
Для приобретения коробок архив рекомендует:
ПТК «Верас» (ул. Левкова, 9, 220007, г. Минск. Тел. 222 15 10)
ИП Белко Г.И. Тел. +375291073651; +375297545566; +375296641451; +375296372212; +375172376566
www.pereplet.by e-mail: grigory.belko@gmail.com
220114, г. Минск,